Firma elettronica per acquisti di beni e servizi all’Università

Mag 13, 2016 | Posted by in News, Università | Commenti disabilitati su Firma elettronica per acquisti di beni e servizi all’Università

Dal 1° gennaio di quest’anno sono in vigore anche per le Università le nuove modalità di
sottoscrizione elettronica dei contratti pubblici conclusi mediante scrittura privata, che
riguardano lavori, servizi e forniture, ad opera delle modifiche all’articolo11, comma 13, del Dlgs
163/2006 apportate dal Dl 145/2013, convertito con modificazioni nella legge 9/2014. In caso di
mancata osservanza delle prescrizioni normative la conseguenza prevista è quella della più
grave forma di invalidità del contratto, la nullità.
Come si realizza la stipulazione in forma elettronica
Partendo dalle attuali norme vigenti per il settore universitario in tema di acquisizione di beni,
servizi, forniture ed esecuzione lavori, è necessario anzitutto precisare che i contratti realizzati
tramite il Mepa–Mercato elettronico della Pubblica amministrazione – già assolvono alla
condizione richiesta. Per altre tipologie di contratti, in assenza di una specifica norma del
regolamento di ateneo per le acquisizioni di lavori, forniture e servizi in economia, si può
ritenere che l’obbligo in parola possa essere assolto, per i contratti che sono conclusi mediante
scambio di corrispondenza, tramite la sottoscrizione con firma digitale di un ordine da parte di
un responsabile dell’ateneo a ciò autorizzato (direttore generale, dirigente area
approvvigionamenti, segretario di dipartimento, ecc. ) che andrà trasmesso al fornitore tramite
Pec. Il fornitore a propria volta, ricevuto l’ordine potrà, a seconda dei casi: rispondere firmando
elettronicamente lo stesso per accettazione e in tal caso dovrà essere assolta l’imposta di bollo ai
sensi dell’articolo 2, allegato A, Dpr 642/1972; rispondere firmando elettronicamente una lettera
di accettazione che faccia riferimento all’ordine ricevuto; non rispondere dando luogo
direttamente alla fornitura e in tal caso il contratto si ritiene concluso nel tempo e nel luogo ove
ha avuto inizio la prestazione, ai sensi dell’articolo 1327 del codice civile.
Fornitori senza Pec
Se il fornitore dell’ateneo non è provvisto di Pec, l’ordine firmato digitalmente potrà essere
trasmesso anche tramite posta elettronica ordinaria mentre se non è provvisto di firma digitale
potrà comunque visualizzare l’ordine ricevuto e sottoscritto digitalmente tramite una delle più
comuni applicazioni idonee a visualizzare i documenti firmati digitalmente, liberamente e
gratuitamente scaricabili dalle pagine web delle autorità di certificazione (a esempio ArubaSign
e Dike per i formati con estensione p7m e acrobat reader versione 11 per quelli con estensione
pdf). Va precisato che la norma relativa alla stipulazione di contratti conclusi mediante scrittura
privata in modalità elettronica si applica anche per gli acquisti in ambito Ue ed extra-Ue in
quanto non sono previste eccezioni. Infine è da ritenersi valido anche l’ordine di fornitura
effettuato sul portale di una ditta fornitrice perché soddisfa il requisito del contratto stipulato in
modalità elettronica. Tanta elettronica corrisponderà a un cambiamento di mentalità nella
gestione delle attività quotidiane? Staremo a vedere.

L’articolo è stato scritto dal dott. Tedesco e dal dott. Domenicali in data 10.03.2015 e pubblicato su Scuola24

Contabilità economico-patrimoniale; il MIUR aggiorna il manuale operativo

Mag 13, 2016 | Posted by in News, Università | Commenti disabilitati su Contabilità economico-patrimoniale; il MIUR aggiorna il manuale operativo

Era noto fin dalla prima versione che il Manuale tecnico-operativo a supporto delle attività
gestionali degli atenei, transitati alla contabilità economico-patrimoniale, avrebbe subito
progressive integrazioni nel corso del tempo. Con nota del 21 marzo il Miur ha trasmesso in
visione agli atenei una nuova versione del documento che si arricchisce di ulteriori fattispecie
relative a immobilizzazioni immateriali e materiali, patrimonio netto, liberalità, valutazione
commesse e progetti di ricerca, contributi annuali e pluriennali. Per chi opera nell’ambito
contabile si tratta di indicazioni attese e auspicate nell’ottica dell’uniformità dei comportamenti
in sede di rilevazione delle operazioni contabili e valorizzazione delle poste di bilancio. Ma
anche per chi assume ruoli attivi nella gestione, dai rettori ai direttori generali passando per
tutto il Consiglio di amministrazione, la valutazione delle diverse poste contabili assume
rilevanza cruciale specie se dal risultato inevitabilmente ne deriva, come peraltro già oggi
avviene, un giudizio sulla gestione complessiva.
Le principali novità
Dalla lettura del documento appare la volontà di ancorare le valutazioni contabili a principi
ragionevoli e il più possibile univoci per gli atenei anche al probabile fine di favorirne la
possibilità di una valutazione comparata. L’intento si evince chiaramente ad esempio dalla
previsione di aliquote d’ammortamento sostanzialmente univoche per le varie categorie di
immobilizzazioni immateriali e materiali o dalla previsione di inquadrare tutti i beni di terzi,
ancorché accompagnati da diritti di concessione o d’uso perpetui e gratuiti, nei conti d’ordine. Si
rileva inoltre quanto la nuova versione del Manuale si spinga a suggerire comportamenti
particolari in presenza di operazioni contabili straordinarie quale quella del passaggio dal
sistema finanziario a quello economico-patrimoniale. In tal caso viene suggerito con opportune
motivazioni di procedere alla scrittura di un risconto passivo che sterilizzi progressivamente nel
tempo le quote d’ammortamento dei beni acquistati e spesati in regime di contabilità finanziaria
sempre che l’ateneo non abbia fatto ricorso all’indebitamento in quella sede. Certamente la
questione non mancherà di sollevare molte discussioni all’interno della dottrina aziendalistica
pubblica in quanto una tale previsione potrebbe essere pacificamente accolta solo in presenza di
una specifica norma che la preveda, come nel caso delle aziende sanitarie pubbliche del Ssn.
Il ruolo della nota integrativa
Fermo restando l’obiettivo di omogeneità, a vantaggio della comparabilità del bilancio dei vari
atenei, eventuali aliquote di ammortamento inferiori o superiori a quelle indicate e
corrispondenti alla vita utile del cespite stimata saranno sempre possibili; in tali casi sarà cura
dell’ateneo dare adeguata giustificazione e rendicontazione in Nota integrativa. Ne deriva che la
nota integrativa rappresenta lo strumento utile per evidenziare eventuali scostamenti
dall’obiettivo dell’omogenea redazione dei bilanci.
Si pensi al costo (o valore di rilevazione) delle immobilizzazioni materiali, sottoposte alla
utilizzazione, deve essere sistematicamente ammortizzato in ogni esercizio, tenendo conto della
residua possibilità di utilizzo in riferimento alle prescrizioni dell’articolo 2426, n. 2, del codice
civile e agli indirizzi del decreto n. 19/2014, con preferenza per l’applicazione di quote di
ammortamento con il metodo costante. Nella Nota integrativa sono esplicitate le percentuali di
ammortamento adottate che, stante l’obiettivo di uniformità delle risultanze delle università, si
suggeriscono corrispondenti a quelle indicate in riferimento alle singole categorie riassunte nel
prospetto che segue che indica anche il relativo range minimo o massimo (indipendente dal
profilo di ammissibilità ai fini fiscali).
Il valore degli acquisti informatici
Indubbiamente con la nuova versione del manuale si realizza un notevole passo in avanti che
merita apprezzamento per lo sforzo e l’analiticità con cui è stato realizzato, l’unico appunto
riguarda semmai il momento in cui arriva a chiarire regole e principi che riguardano in molti
casi il primo impianto della contabilità economico-patrimoniale quando la maggior parte degli
atenei pubblici ha già affrontato questo passaggio negli anni scorsi ed inevitabilmente ha già
effettuato scelte differenziate. Si tratta ora di cercare di ricondurre il sistema ad unità per gli
innumerevoli vantaggi che potranno derivarne per tutti gli attori a partire dal Miur, che rimane
ancora il principale finanziatore del sistema. La palla ora è in mano agli atenei che avranno circa
un mese di tempo per presentare le proprie osservazioni e suggerimenti alla bozza di manuale.
Da segnalare infine anche le questioni di impatto sul sistema di acquisti informatici che,
indipendentemente da qualunque tipo di software e dal criterio di iscrizione nell’attivo scelto,
data la rapidità del processo di obsolescenza tecnologica che lo caratterizza, richiede alla fine di
ciascun esercizio un’analisi critica del futuro utilizzo all’interno dell’ateneo fino a procedere in
casi particolari ad una svalutazione straordinaria del suo valore netto contabile. Tutto ciò anche
ai fini della razionalizzazione per gli acquisti.

L’articolo è stato scritto dal dott. Tedesco e dal dott. Domenicali e pubblicato su Scuola24 in data 25.03.2016

Per le università cambiano le modalità di comunicazione delle varianti d’opera

Mag 13, 2016 | Posted by in Approfondimenti, Università | Commenti disabilitati su Per le università cambiano le modalità di comunicazione delle varianti d’opera

Con comunicato del 17 marzo 2015 l’Anac ha fornito le nuove modalità di trasmissione delle variati in corso d’opera di lavori, di cui all’articolo 37 della legge n.114/2014 (Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giudiziari). La nuova modalità si è resa indispensabile in quanto, dall’esame delle prime comunicazioni effettuate all’Autorità, è emerso un quadro talvolta incompleto della documentazione allegata e delle informazioni complementari rispetto agli obblighi introdotti dall’ex Avcp ovvero carente sul piano della chiarezza e coerenza delle
informazioni e degli atti da trasmettere. In alcuni settori la documentazione è organizzata
secondo procedure e modelli che si discostano da quelli previsti dal regolamento di attuazione
del codice dei contratti, di conseguenza è stato predisposto un «modulo di trasmissione» in
modo che le informazioni salienti richieste dall’articolo 37 e dai precedenti comunicati
(confermati) siano già estratte, controllate e raccolte in elenchi prima della trasmissione.
Le modalità di comunicazione
La comunicazione da effettuare, che si ricorda va fatta esclusivamente tramite PEC all’indirizzo
protocollo@pec.anticorruzione.it entro 30 giorni dall’adozione della variante, deve contenere in
allegato l’elenco generale della documentazione con eventuali codici di lettura e consultazione.
Andrà effettuata una distinta comunicazione ogni Cig (con relativo Cup), salvo i Cig aggiuntivi
per le varianti che superano il quinto d’obbligo. Deve inoltre essere integrata la documentazione
volta a contestualizzare la variante rispetto all’arco temporale del contratto con l’obbligo di
produrre il verbale di consegna e di sospensione dei lavori (qualora sussista), le proroghe, ecc.
nonché lo stato di avanzamento dei lavori emesso prima della variante e/o la valutazione dei
lavori comunque contabilizzati sebbene non sia stato eventualmente possibile trasferire il
maturato economico in apposito Sal. In questo quadro assume particolare rilevanza la figura del
responsabile del procedimento (Rup), il quale ha tra i suoi compiti l’accertamento delle cause
delle varianti. Il Rup deve produrre apposita relazione nella quale espone l’iter logico e
giustificativo della variante in maniera indipendente dagli accertamenti della direzione lavori,
con evidenza delle fasi del procedimento, dalla progettazione, all’affidamento, all’evoluzione dei
quadri economici, alle Conferenze dei servizi e alle prescrizioni impartite dagli Enti tenuti a
esprimersi ai sensi della normativa vigente, fino alle principali vicissitudini occorse durante
l’esecuzione. Il Rup dovrà altresì esprimersi sulla completezza e adeguatezza dei dati e degli
accertamenti preliminari mettendo così in relazione le cause della variante con le eventuali
inadeguatezze dei dati e delle ricerche e studi preliminari utilizzati per la progettazione, in tutti i
livelli della stessa. Dovranno essere altresì allegati gli eventuali pareri di Enti terzi – organi
deliberanti a qualsiasi titolo, valutate le motivazioni di eventuali disarmonie tra gli esiti della
Conferenza dei servizi e i pareri in seguito rilasciati dai medesimi Enti, indicati gli eventuali
pareri sulla variante da parte del progettista, del verificatore, del collaudatore in corso d’opera,
ecc. – se espressi. Nella relazione del Rup, eventualmente si valuteranno anche i rapporti tra la
variante oggetto di trasmissione e le “varianti migliorative” proposte in fase di offerta nonché la
relazione tra la variante e l’adeguatezza della progettazione delle interferenze.
Le varianti da comunicare all’Autorità
Sono da comunicare a carico del Rup le varianti in cui: l’importo dell’appalto a base di gara sia
superiore alla soglia comunitaria di cui all’articolo 28 del Dlgs n.163/2006 (attualmente 5,2 mln
di euro);l’importo sia superiore al 10 % del contratto originario. Tuttavia le stazioni appaltanti,
in applicazione dell’articolo 6, comma 9, del Dlgs 163/2006, sono tenute alla trasmissione
all’Anac della documentazione di variante anche nei seguenti casi:
– nel caso in cui il superamento del 10% sia determinato dal cumulo di più fattispecie di variante,
purché almeno una sia riconducibile a quelle individuate dal primo comma dell’articolo 37 della
legge 114/2014; nei contratti misti con prevalenza di servizi o di forniture, nella misura in cui la
variante riguardi l’esecuzione di lavori e l’importo dei lavori stessi (a base di gara) sia superiore
alla soglia comunitaria; per le varianti relative ad appalti nei settori speciali o relative ad
interventi emergenziali sottoposti a deroga; per le varianti ripetute relative ad un medesimo
appalto, qualora, ferme restanti le altre soglie e condizioni, il loro importo complessivo superi il
10% dell’importo originario del contratto. Sono soggette all’obbligo di trasmissione ad Anac
anche le varianti in corso d’opera inerenti i contratti del Contraente Generale che, ai sensi
dell’articolo 176, comma 5, lett.a), Dlgs 163/2006, sono a carico del medesimo Contraente
Generale nel caso di «forza maggiore, sorpresa geologica o sopravvenute prescrizioni di legge o
di enti terzi o comunque richieste dal soggetto aggiudicatore», con gli stessi importi previsti per
l’appalto e per i settori ordinari. In aggiunta, le varianti di cui all’articolo 37, comma 1 dovranno
essere comunicate in forma sintetica all’Osservatorio dei contratti pubblici, come pure quelle
d’importo inferiore e quelle di altra fattispecie, sempre nel rispetto del termine di 30 giorni
dall’adozione delle stesse. Pare quindi che ora il vero perno decisionale ruoti attorno alla figura
dal Rup il quale non deve solo garantire la corretta esecuzione della procedura ma deve
garantire altresì la necessità di interventi straordinari o suppletivi assumendo in proprio la
responsabilità di tale scelta e questo nelle Università diventa importante.

L’articolo è stato scritto dal dott. Tedesco e dal dott. Domenicali in data 24.03.2015 e pubblicato su Scuola24

Trasparenza negli acquisti; le pagelle dell’Anac agli atenei

Mag 13, 2016 | Posted by in News, Università | Commenti disabilitati su Trasparenza negli acquisti; le pagelle dell’Anac agli atenei

L’Anac, dopo aver accorpato le funzioni dell’ex Avcp (Autorità di
vigilanza sui contratti pubblici), ha previsto l’esecuzione di una serie di controlli automatizzati
sulle pubblicazioni che gli atenei, alla pari delle altre Pa, debbono effettuare nell’apposita
sezione amministrazione trasparente per assolvere alle disposizioni di cui all’art. 1, comma 32
della legge n. 190/2012 (c.d. legge “anticorruzione”). In particolare, si tratta delle situazioni in
cui gli atenei, in qualità di stazioni appaltanti, effettuano acquisti di beni e servizi o esecuzione
di lavori che, con periodicità almeno semestrale, debbono essere pubblicati nel formato Xml.
Gli adempimenti
Per rispettare l’adempimento, che rientra nelle misure previste dalle disposizioni in materia di
prevenzione della corruzione e trasparenza, gli atenei debbono anzitutto trasmettere
all’Autorità, entro il 31 gennaio di ogni anno, esclusivamente mediante Pec (all’indirizzo
comunicazioni@pec.anticorruzione.it), un messaggio attestante l’avvenuto adempimento. Il
messaggio Pec deve riportare obbligatoriamente, nell’apposito modulo Pdf (versione aggiornata
al 15 gennaio 2016), il codice fiscale della stazione appaltante e l’Url di pubblicazione del file Xml
per l’anno di riferimento. Peraltro i messaggi ricevuti attraverso canali diversi dalla Pec dedicata
non sono considerati validi ai fini dell’assolvimento degli obblighi previsti dalla norma e le
relative informazioni non vengono elaborate. In secondo luogo debbono garantire la
pubblicazione sul proprio sito web istituzionale di tutte le informazioni di cui all’articolo 4 della
Deliberazione n. 39 del 2 gennaio 2016 dell’Anac, secondo la struttura e le modalità definite
dall’Autorità. Si tratta, ad esempio, per ciascun acquisto del Cig (codice identificativo di gara),
struttura proponente, oggetto del bando, procedura di scelta adottata, elenco operatori
economici invitati a presentare offerte, aggiudicatario, importo di aggiudicazione, ecc.
I primi esiti
Gli esiti dei primi controlli effettuati dall’Anac in questi primi giorni di febbraio sui dati del 2016
sono pubblicati per ciascuna amministrazione soggetta nell’apposito sito , dove compaiono
anche i dettagli degli eventuali errori rilevati e la data del tentativo d’accesso ai dati. Da qui si
nota un generale rispetto delle procedure nella maggior parte degli atenei. Si evidenzia che gli
errori che sono stati rilevati nei confronti di alcuni atenei dovrebbero portare gli stessi a
ripensare le procedure interne e ad attrezzarsi per evitare le conseguenti sanzioni. È previsto
che l’Anac effettui alcuni ulteriori tentativi d’accesso ai dati nel caso in cui i primi abbiano
restituito esito negativo.
Le conseguenze del mancato o errato adempimento
Il responsabile per la trasparenza, nominato ai sensi dell’articolo 43 del Dlgs 33/2013, controlla
l’adempimento degli obblighi di pubblicazione e di comunicazione all’Autorità previsti dall’art. 1,
comma 32 della legge 190/2012 assicurando la completezza, la chiarezza e l’aggiornamento delle
informazioni pubblicate e comunicate, nonché segnalando all’organo di indirizzo politico,
all’Organismo indipendente di valutazione (Oiv), all’Autorità e, nei casi più gravi, all’ufficio di
disciplina i casi di mancato o ritardato adempimento degli obblighi di pubblicazione. In questo
caso è ben presente una importante funzione del Nucleo di valutazione nel ruolo di Oiv che
dovrebbe determinare un maggiore coinvolgimento nel processo. Va peraltro evidenziato che gli
obblighi di pubblicazione in oggetto non sostituiscono gli obblighi di pubblicazione e le
comunicazioni previste dal Codice dei contratti pubblici e da altre disposizioni normative. In
caso di inadempimento o incompleta pubblicazione sono previste sanzioni a carico del
responsabile fino alla segnalazione alla Corte dei conti. Una riflessione finale è quella di capire
se in concreto questo modello di controllo e questa modalità di verifica possa essere utile per il
rispetto della disciplina del codice degli appalti.

L’articolo è stato scritto dal dott. Alberto Domenicali e dal dott. Vincenzo Tedesco in data 23.02.2016 su Scuola24

Split payment e Iva; come funziona il meccanismo per gli Atenei

Mag 13, 2016 | Posted by in News, Università | Commenti disabilitati su Split payment e Iva; come funziona il meccanismo per gli Atenei

E’ datato 23 gennaio il decreto a firma del ministro dell’Economia che scioglie gli ultimi dubbi
circa il nuovo meccanismo del cosiddetto split payment in materia di Iva, introdotto dalla legge
di Stabilità 2015. In realtà il decreto per la maggior parte rappresenta una conferma delle
disposizioni già note, cui sono tenute, dal 1 gennaio 2015, le Pa interessate, relative agli effetti
sui soggetti passivi fornitori, sull’esigibilità dell’imposta e sul versamento della stessa che sarà
effettuato non oltre il 16 del mese successivo a quello di esigibilità, tramite apposito codice
tributo, senza possibilità di compensazione.
Atenei
Per gli atenei che sono già titolari dei conti presso la Banca d’Italia, il versamento avverrà
tramite modello F24 EP approvato con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate
del 28 giugno 2013. L’imposta potrà essere versata anche per ciascun giorno del mese per il
quale si è verificata la condizione di esigibilità nonché per ogni singola fattura pagata. Per le
fatture soggette allo split payment il fornitore (ed è questa una novità che dovrà essere
immediatamente comunicata) dovrà inoltre annotare sulle stesse la dicitura “scissione dei
pagamenti”.
Il meccanismo
Per le fatture rientranti nell’ambito della sfera istituzionale dell’ateneo si dovrà procedere al
pagamento separato dell’imponibile a favore del fornitore e dell’Iva all’Erario mentre per quelle
attinenti la sfera commerciale oltre a mantenere il comportamento descritto si dovrà procedere
all’annotazione delle stesse nei registri Iva entro il 15° giorno del mese successivo all’esigibilità
delle stesse. E’ prevista un’attività di controllo da parte dell’Agenzia delle entrate attraverso il
flusso informatizzato che si attiverà con la fatturazione elettronica a regime nonché da parte
degli organi di controllo dell’Amministrazione finanziaria e di quelli di revisione interna. I
soggetti passivi fornitori che hanno effettuato operazioni di cui all’articolo 17-ter del decreto n.
633/1972 potranno risultare beneficiari dei rimborsi in via prioritaria dell’eccedenza d’imposta
detraibile a partire dalla richiesta relativa al primo trimestre dell’anno d’imposta 2015 e nel
limite dell’imposta applicata alle operazioni di “scissione dei pagamenti” effettuate.
Fuori dall’applicazione
In merito ad ulteriori problematiche inerenti le operazioni effettuate tramite il Fondo
economale, le carte di credito aziendali e i rimborsi in occasione di viaggi e missioni del proprio
personale, il decreto Mef non fa alcun cenno. Tuttavia, dalla lettura delle disposizioni, si può
ritenere che siano da mantenere escluse dal meccanismo dello split payment le operazioni dei
regimi speciali (editori e agenzie di viaggio) in cui l’Iva non viene esplicitamente esposta nei
documenti giustificativi. Analogamente a tale principio, considerato che il decreto Mef
menziona solo le operazioni per le quali viene emessa fattura ai sensi dell’articolo 21 del decreto
n. 633/1972, possono considerarsi escluse dallo split payment anche tutte quelle operazioni che
trovano giustificazione in documenti di spesa quali scontrini parlanti e ricevute fiscali che non
prevedono l’esposizione dell’Iva in maniera esplicita e che per loro natura debbono comunque
essere contenute all’interno di precisi limiti di importo prefissati dai regolamenti interni
dell’ateneo. Solo in questi ambiti, ferme restando le cause di esclusione previste dal comma 2 del
nuovo articolo 17-ter, le norme sembrano sottrarre al nuovo meccanismo d’imposta le
operazioni di approvvigionamento minori.

L’articolo è stato scritto dal dott. Alberto Domenicali e dal dott. Vincenzo Tedesco in data 04.02.2015 e pubblicato su Scuola24